Kwaliteitsvisitaties

KWALITEITSVISITATIE REUMATOLOGIE

De praktijken reumatologie in Nederland worden ten minste eenmaal in vijf jaar op locatie gevisiteerd. Voor elke visitatie wordt een commissie ad hoc samengesteld bestaande uit leden van de Commissie Kwaliteitsvisitaties reumatologie.

Project ViSIE

Vanaf 2027 worden kwaliteitsvisitaties uitgevoerd volgens een vernieuwde waarderingssystematiek, die binnen project ViSIE (Visiteren Samen Implementeren en Evalueren) is ontwikkeld. Het aantal kwaliteitsnormen is teruggebracht tot twaalf en gespreksthema’s vormen een nieuw onderdeel van de visitatie. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor een verdiepend gesprek over onderwerpen die voor de vakgroep relevant zijn, met meer aandacht voor leren, zelfreflectie en kwaliteitsverbetering.

Kwaliteitsdomeinen en meetinstrumenten

Bij de visitatie staat het professioneel kwaliteitsprofiel centraal. Dit profiel bestaat uit vier kwaliteitsdomeinen, die bij de visitatie worden getoetst:

Evaluatie van zorg
Patiëntenperspectief
Vakgroepfunctioneren
Professionele ontwikkeling

Elk domein heeft zijn specifieke aspecten, die getoetst worden met voor dit doel ontwikkelde en gevalideerde meetinstrumenten en vragenlijsten. Dit zijn onder meer Medical Audits, de KISZ-lijst, de patiëntenenquête en de Quickscan. Het invullen hiervan maakt onderdeel uit van de voorbereiding op de visitatie. De vragenlijsten zijn beschikbaar in het online visitatiesysteem en zijn daarnaast te vinden op deze website onder ‘kwaliteitsinstrumenten’.

Aanleveren gegevens in Exata

Voor de visitatie wordt gebruik gemaakt van het online visitatiesysteem Exata van Compusense. Een half jaar voor de visitatiedatum ontvangt de vakgroep hiervoor een inlogcode. Een van de vakgroepleden dient te worden aangewezen als hoofdgevisiteerde. In verband met de voorbereiding door de visitatiecommissie ad hoc dienen alle gegevens uiterlijk 4 weken vóór de visitatiedatum aangeleverd te zijn in Exata.

De hoofdgevisiteerde ontvangt een algemene vragenlijst die hij/zij voor de gehele vakgroep moet invullen. Ook de agenda voor de visitatiedag moet door de hoofdgevisiteerde in Exata gezet worden. Indien de visitatie betrekking heeft op meer dan één ziekenhuisorganisatie, dan wordt de hoofdgevisiteerde in de algemene vragenlijst verzocht de gevraagde informatie over dat ziekenhuis in te vullen.

Alle leden van de vakgroep vullen de Medical Audits, Dossiervoering, Quickscan en KISZ-lijst in. Het is de bedoeling dat de uitkomsten van de vragenlijsten in de vakgroep worden besproken en leiden tot zelfevaluatie. De constateringen en conclusies kunnen door de vakgroep gebruikt worden om de zorg verder te verbeteren door middel van SMART opgestelde verbeterplannen, die met de visitatiecommissie ad hoc zullen worden besproken tijdens de visitatiedag. Ook de verbeterplannen worden online in Exata aangeleverd. Bij de KISZ-lijst, de Quickscan en de Medical Audits zijn de resultaten pas zichtbaar als alle lijsten volledig zijn ingevuld en afgesloten.

Enquêtes

De hoofdgevisiteerde stuurt vragenlijsten of enquêtes naar derden: leden medische staf, raad van bestuur en patiënten (NB: in 2027 worden enquêtes medische staf en raad van bestuur vervangen door gesprekskaarten ter voorbereiding van het gesprek). In Exata worden onder het kopje “derden” namen en e-mailadressen opgegeven. Vervolgens worden automatisch e-mails naar deze derden gestuurd met inloggegevens. Met die gegevens kunnen zij de voor hen bedoelde vragenlijst of enquête online invullen. Het is ook mogelijk de vragenlijsten te printen en na invulling de gegevens online in te vullen. Dit zal met name bij de patiëntenenquêtes van toepassing zijn. Geadviseerd wordt om per reumatoloog 30 opeenvolgende patiënten uit te nodigen een enquête in te vullen. Het is belangrijk dat de hoofdgevisiteerde of het secretariaat een overzichtelijke samenvatting van de patiëntenenquêtes aanlevert.

Medical Audits

Bij de Medical Audits moeten per onderwerp dossiers van patiënten die tussen de 2 en 5 jaar geleden voor het eerst op de polikliniek zijn gekomen worden geselecteerd. Iedere reumatoloog beoordeelt in ieder geval 2 dossiers per onderwerp, waarbij het de voorkeur verdient om dossiers van een collega te beoordelen. De uitkomsten moeten in de vakgroep worden besproken en waar suboptimale zorg wordt geconstateerd, wordt een verbeterplan opgesteld met duidelijk doelen, verantwoordelijken en een tijdspad voor verbetering (SMART). Dit verbeterplan kan worden bijgevoegd in Exata als bijlage.

Dossieronderzoek

Bij het dossieronderzoek wordt de dossiervoering en de inrichting ervan getoetst. Het is de bedoeling dat in ieder geval 5 dossiers per reumatoloog worden beoordeeld, waarbij het ook hier weer de voorkeur verdient om dossiers van een collega te beoordelen. Ook hiervoor kan in Exata een collega uitgenodigd worden. Het dossieronderzoek heeft als belangrijkste doel om bij geconstateerde tekortkomingen gezamenlijk een verbeterplan op te stellen, inclusief duidelijke doelen, verantwoordelijkheden en een tijdspad voor verbetering. Ook dit verbeterplan kan worden bijgevoegd in Exata als bijlage.

Tijdens bezoek aan de polikliniek zal de visitatiecommissie ad hoc eveneens dossieronderzoek uitvoeren.

Visitatiedag

Tijdens de visitatiedag kan gevraagd worden inzage te geven in de notulen van vakgroepvergaderingen en van de complicatieregistratie. Deze dienen op de visitatiedag beschikbaar te zijn.

De visitatiecommissie gaat ervan uit dat er gezorgd wordt voor:

Een vergaderruimte, die de gehele dag beschikbaar is voor de visitatiecommissie.
Vrije beschikking over alle vakgroepleden reumatologie gedurende de visitatiedag (dus geen spreekuren plannen op deze dag).
Een lunch en voldoende koffie/thee/frisdrank (ook voor de gesprekspartners).