Kwaliteitsvisitaties
KWALITEITSVISITATIE REUMATOLOGIE
De praktijken reumatologie in Nederland worden tenminste eenmaal in vijf jaar op locatie gevisiteerd. Voor elke visitatie wordt een commissie ad hoc samengesteld bestaande uit leden van de commissie kwaliteitsvisitaties reumatologie.
De visitatie vindt plaats met hulp van het online visitatiesysteem ADAS. Een half jaar voor de visitatiedatum ontvangt de vakgroep een inlogcode voor het online ADAS visitatiesysteem. Een van de vakgroepleden dient te worden aangewezen als hoofd-gevisiteerde. In verband met de voorbereiding door de visitatiecommissie ad hoc dienen alle gegevens uiterlijk 4 weken vóór de visitatiedatum aangeleverd te zijn in ADAS.
Bij de visitatie staat het professioneel kwaliteitsprofiel centraal. Dit profiel bestaat uit vier kwaliteitsdomeinen, die bij de visitatie worden getoetst:
Evaluatie van zorg
Patiëntenperspectief
Vakgroepfunctioneren
Professionele ontwikkeling
Elk domein heeft zijn specifieke aspecten, die getoetst worden door middel van voor dit doel ontworpen en gevalideerde meetinstrumenten en vragenlijsten. De meetinstrumenten staan op deze website onder “kwaliteitsinstrumenten”. Op de website van ADAS staan de meetinstrumenten in de vorm van vragenlijsten, zoals de Medical Audits, de KISZ-lijst, de patiënten enquête en de Quickscan.
De hoofd-gevisiteerde ontvangt een algemene vragenlijst die hij/zij voor de gehele vakgroep moet invullen. Ook de agenda voor de visitatiedag moet de door de hoofd-gevisiteerde online gezet worden. Indien de visitatie betrekking heeft op meer dan één ziekenhuisorganisatie, dan wordt de hoofd-gevisiteerde in de algemene vragenlijst verzocht de verlangde informatie betreffende dat ziekenhuis in te vullen.
Alle leden van de vakgroep vullen de Medical Audits, Dossiervoering, Quickscan en KISZ-lijst in. Het is de bedoeling dat de uitkomsten van de vragenlijsten in de vakgroep worden besproken en leiden tot zelfevaluatie. De constateringen en conclusies kunnen door de vakgroep gebruikt worden om de zorg verder te verbeteren door middel van SMART opgestelde verbeterplannen, die met de visitatiecommissie ad hoc zullen worden besproken tijdens de visitatiedag. Ook de verbeterplannen worden online in ADAS aangeleverd. Voor de KISZ-lijst, de Quickscan en de Medical Audits geldt dat alle lijsten volledig ingevuld en afgesloten moeten zijn voordat de resultaten zichtbaar worden.
De hoofd-gevisiteerde stuurt vragenlijsten of enquêtes naar derden: leden medische staf, raad van bestuur, huisartsen en patiënten. In het online ADAS visitatiesysteem worden onder het kopje “derden” namen en e-mail adressen opgegeven. Vervolgens worden automatisch e-mails naar deze “derden” gestuurd met inloggegevens. Met die gegevens kunnen zij de voor hen bedoelde vragenlijst of enquête online invullen. Het is ook mogelijk de vragenlijsten te printen en na invulling de gegevens online in te vullen. Dit zal met name bij de patiëntenquêtes van toepassing zijn. Geadviseerd wordt om per reumatoloog 30 opeenvolgende patiënten uit te nodigen een enquête in te vullen. Het is belangrijk dat de hoofd-gevisiteerde of het secretariaat een overzichtelijke samenvatting van de patiëntenenquêtes aanlevert.
Bij de “medical audits” moeten per onderwerp dossiers van patiënten die tussen de 2 en 5 jaar geleden voor het eerste op de polikliniek zijn gekomen worden geselecteerd. Iedere reumatoloog beoordeelt in ieder geval 2 dossiers per onderwerp, waarbij het de voorkeur verdient om dossiers van een collega te beoordelen. De uitkomsten moeten in de vakgroep worden besproken en waar suboptimale zorg wordt geconstateerd wordt een verbeterplan opgesteld met duidelijk doelen, verantwoordelijken en een tijdspad voor verbetering (SMART). Dit verbeterplan kan worden bij gevoegd in ADAS als bijlage.
Bij het dossieronderzoek wordt de dossiervoering en de inrichting ervan getoetst. Het is de bedoeling dat in ieder geval 5 dossiers per reumatoloog worden beoordeeld, waarbij het ook hier weer de voorkeur verdient om dossiers van een collega te beoordelen. Ook hiervoor kan in ADAS een collega uitgenodigd worden. Het belangrijkst doel van het dossieronderzoek is, wanneer tekortkomingen worden geconstateerd, het gezamenlijk opstellen van een verbeterplan, met duidelijk doelen, verantwoordelijkheden en een tijdspad voor verbetering. Ook dit verbeterplan kan worden bij gevoegd in ADAS als bijlage.
Tijdens bezoek aan de polikliniek zal de visitatiecommissie ad hoc eveneens dossieronderzoek uitvoeren.
Tijdens de visitatiedag kan gevraagd worden inzage te geven in de notulen van vakgroepvergaderingen en van de complicatieregistratie. Deze dienen op de visitatiedag beschikbaar te zijn.
De aan te leveren stukken zijn samengevat deze lijst.
De visitatiecommissie gaat er van uit dat er gezorgd wordt voor:
- een vergaderruimte, die de gehele dag beschikbaar is voor de visitatiecommissie
- vrije beschikking over alle vakgroepleden Reumatologie gedurende
- de visitatiedag (dus geen spreekuren plannen op deze dag);
- een lunch en voldoende koffie/thee/frisdranken (ook voor de gesprekspartners).
Voor inhoudelijke vragen over de visitatie kunt u contact opnemen met de voorzitter van de visitatiecommissie.
Voor technische vragen kunt u contact opnemen met mevrouw T. van Leeuwen van het NVR-secretariaat, e-mail: info@nvr.nl
Kwaliteitsinstrumenten
Reglementen/documenten
Dagindeling
Waarderingssytematiek
FAQ visitatie
Voorbeeld tekstblokken uit de praktijk van collega’s voor gebruik in EPD (NVR portal)